Как зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой

Новая редакция закона 54-ФЗ обязывает установить контрольно-кассовый терминал практически всем организациям и ИП. Но купить и установить ККТ — ещё не всё: он требует обязательного прохождения регистрации в налоговой, поэтому следует знать, как происходит этот процесс, какие документы будут нужны (стандартный пакет или же дополнительные бумаги), чтобы ККТ был поставлен на учёт.

Документы для регистрации

Для начала предпринимателю нужно подготовить:

• паспорт на контрольно-кассовую машину;
• заявление на регистрацию ККТ (форма его стандартная);
• договор на сервисное обслуживание со специализированным центром.

Важно! Другие документы сотрудники налоговой требовать не имеют права.

Список небольшой, и особого труда в сборе этих бумаг нет — паспорт идёт в комплекте с ККТ при покупке, договор с ЦТО заключается сразу же после покупки аппарата, а заявление можно подать либо на бумаге в любой НИ, либо на сайте ФНС через личный кабинет налогоплательщика.

Регистрация кассового аппарата в налоговой: пошаговый алгоритм

Вся процедура разделена на конкретные этапы: подача готового пакета документов, их регистрация, а затем и проверка, осмотр кассовой машины, фискализация, непосредственная регистрация ККТ.

Происходить это будет так:

1. Документы собираются в папку (реальную или виртуальную в случае онлайн-подачи) и подаются в НИ по месту жительства либо через личный кабинет на официальном сайте. После этого они передаются в отдел регистрации, где сотрудники НИ проверяют всё на правильность заполнения и оценивают полноту всех предоставленных бумаг. При выявлении несоответствий потребуется дополнительное время на их устранение, что сразу же сообщают предпринимателю. Если несоответствий нет — аппарат отдаётся на осмотр.
2. Сотрудник налоговой осмотрит аппарат, оценит его исправность, проверит, есть ли пломба из ЦТО. После чего ККТ сделают фискализацию.
3. Процедура по фискализации ККТ проводится на глазах у налогового инспектора, владельца ККТ и сотрудника ЦТО, с которым заключён договор на сервисное обслуживание кассы. Во время операции память аппарата заполнят данными, которые будут напечатаны на чеках: ИНН ИП, регистрационные номера, пароли, даты проведения регистрации. Для проверки работоспособности и результатов будет пробит чек на 1 руб. 11 к., сняты Z-отчёт и данные из памяти. Если тесты удачны — ККТ пломбируется и регистрируется.
4. При регистрации аппарата, ему присвоят индивидуальный номер, обнулят, а после зарегистрируют обнуление контрольных счётчиков. Результат регистрации отображается в акте КМ №1, в двух экземплярах — для ИП и для ЦТО.
5. Все данные по ККТ будут перенесены в регистрационную карточку кассового аппарата. Если в процессе работы ККТ какие-то данные изменятся или аппарат будет снят с учёта — все такие изменения обязательно указываются в регистрационной карте.
6. Теперь кассовый аппарат готов к использованию.

Зарегистрировать аппарат возможно за 1, максимум — за 5 рабочих дней, всё будет зависеть от занятости сотрудников налоговой.

Как зарегистрировать кассовый аппарат

Если будут найдены такие нарушения, то регистрация ККТ не состоится:

• аппарат не зарегистрирован в государственном реестре ККТ или у него нет положенных допусков на работу;
• ККТ неисправен или имеет повреждения;
• ККТ не обслуживается и не имеет пломбы ЦТО.

Заявление о регистрации ККТ

Бланк заявления имеет свою форму — КНД 1110021, его может выдать налоговый инспектор или можно найти в открытом доступе в интернете.

Важно! Форма бланка заявления на регистрацию, перерегистрацию и снятие ККТ с учёта — одна и та же. 

При заполнении нельзя пропускать ячейки ни на одном из трёх листов.

Заполнение титульного раздела — данные об организации и ИП

Первое поле — «ИНН» — тут нужно вписать индивидуальный налоговый номер, выданный при оформлении предпринимательской деятельности. Поле одинаково и для физлиц, и для организаций, поэтому юрлица в двух последних ячейках ставят прочерки. Следующая группа ячеек — «КПП». Здесь организации прописывают свой код или код обособленного подразделения. Физлица ставят прочерки — они эту часть не заполняют.

Поле «Представляется в налоговый орган (код)» служит для указания кода территориального налогового органа, где планируют зарегистрировать ККТ. Код должны предоставить налоговики. Группа ячеек «Вид документа» заполняется кодом из шести цифр, каждая из которых имеет своё значение.

Первая цифра — причина, по которой подаётся заявление:

• 1 — регистрация;
• 2 — перерегистрация;
• 3 — снятие с учёта.

Следующие пять цифр — это код причины перерегистрации ККТ. Заполняются они в двоичной системе — «1» (да) или «2» (нет). При первой регистрации и снятии с учёта все ячейки заполняются «2».

Вот возможные варианты заполнения этого поля:

• 1 / 2 2 2 2 2 — регистрация;
• 2 / 1 2 2 2 2 — перерегистрация при изменении адреса установки ККТ;
• 2 / 2 1 2 2 2 — при переходе на обслуживание в другой ЦТО;
• 2 / 2 2 1 2 2 — при замене блока ЭКЛЗ;
• 2 / 2 2 2 1 2 — при замене фискальной памяти;
• 2 / 2 2 2 2 1 — прочие причины;
• 3 / 2 2 2 2 2 — снятие с учёта.

В поле «Наименование пользователя» вписывается название организации или ФИО физических лиц. Поле «Код вида экономической деятельности по классификатору ОКВЭД» предназначено для кода по классификатору ОКВЭД, по которому ведёт свою деятельность предприятие или ИП.

Знаете ли вы? Данные про вид деятельности можно найти в выписке из ЕГРИП для ИП или ЕГРЮЛ для организаций. 

Из данных в поле «Заявление предоставлено» можно понять, кем подан документ:

• организацией;
• обособленным подразделением организации;
• индивидуальным предпринимателем.

В поле «Номер контактного телефона» указывается номер телефона, по которому можно связаться с предпринимателем или организацией. Номер указывается в любом удобном формате. Поле «На страницах» — тут указывается количество страниц в заявлении. В поле «С приложением подтверждающих документов или их копий» ставится количество листов документов-приложений, которые поданы вместе с заявлением.

В части «Доверенность и полноту сведений, указанных в настоящем заявлении подтверждаю» нужно вписать ФИО руководителя юрлица или ИП, подпись подающего документ лица и всё скрепить печатью. Если документ подаёт доверенное лицо, нужно указать, на основании какого документа оно действует, и добавить копию этого документа. Отмеченные поля и разделы заполняет налоговик.

Заполнение раздела 1 — данные о ККТ

Поле «ИНН» и поле «КПП» заполняются так же, как на первом листе:

1. Строка «010» — тут нужно прописать модель кассового аппарата. Узнать её можно в паспорте кассы, карточке регистрации, на корпусе.
2. Строка «020» — тут ставится номер, полученный на заводе.
3. Строка «030» — данные про год выпуска.
4. Строка «040» — версия ПО кассы.
5. Строка «050» — данные идентификационного знака ККТ.
6. Строка «060» — номер паспорта.
7. Строка «070» — номер ЭКЛЗ.
8. Строка «080» — регистрационный номер ЭКЛЗ (при подаче заявления на регистрацию данную строку заполнять необязательно).
9. Строка «090» — тут указывается, является ли кассовый аппарат частью платёжного терминала (банкоматы, терминалы в магазинах и т. д.), проставляется цифра «1» (да) или «2» (нет).
10. Строка «100» — заполняется, если в строке «090» проставлена «1». Тут ставится внутренний регистрационный номер платёжного терминала.
11. Строка «110» — номер платёжного терминала, если в строке «090» стоит «1».
12. Строка «120» — заполняется работником налоговой инспекции. Ставится код доступа для входа в режим налогового инспектора.
13. Строка «130» — тут нужно указать данные о ЦТО.
14. Строка «140» — ставится код ИНН ЦТО.
15. Строка «150» — номер договора с ЦТО и срок его действия.
16. Строка «160» — учётный и индивидуальный номер марки-пломбы, которую поставили в ЦТО.
17. Строка «170» — прописываются номер и год выпуска СВК.

Знаете ли вы? Подпись подающего заявления и дата подачи ставятся в ячейках внизу листа.

Заполнение раздела 2 — адрес установки ККТ

Поле «ИНН» и поле «КПП» аналогичны предыдущим разделам. Следующие ячейки заполняются адресными данными, где будет работать касса. В строке «Наименование места установки ККТ» нужно написать тип и название торговой точки, куда поставят кассу, например, магазин «Орхидея», кафе «Уют» и т. д..

Если рабочее помещение арендуется, то ещё нужны данные арендодателя: название, ИНН, номер и дата начала и окончания договора аренды. При работе ККТ в качестве части платёжного терминала (банкомата) нужны данные организации, принимающей платежи: наименование организации, ИНН, номер и дата начала и окончания договора. Все данные заверяются подписью в конце страницы.

Снятие ККТ с регистрации

Снимать с учёта ККТ нужно в той же инспекции, где аппарат ставился на учёт. Для этого подают такие документы:

• карточка регистрации ККТ;
• журнал кассира-операциониста (форма КМ-4);
• паспорт кассового аппарата и паспорт ЭКЛЗ;
• журнал вызова сотрудников технического обслуживания.

Эти журналы и документы подаёт владелец кассы. От обслуживающего аппарат ЦТО необходимо получить:

• акт по форме КМ-2;
• кассовые чеки;
• фискальные отчёты за весь период работы ККТ за последние 3 года (за каждый календарный год по отчёту);
• поквартально фискальные отчёты за последние 3 года работы;
• сокращённый фискальный отчёт за срок службы последней ЭКЛЗ;
• отчёт по последней ЭКЛЗ;
• чек закрытия архива ЭКЛЗ.

Снятие с учёта потребует таких действий:

1. Обращение в ЦТО для снятия необходимых отчётов и чеков. После этого сотрудник сервиса составит акт КМ-2.
2. С приготовленными документами нужно обратиться к налоговикам — заполнить заявление и оставить документы для проверки.
3. После проверки документов инспектором аппарат будет снят с регистрации.

Видео: порядок снятия с учета ККТ

Процедура занимает до 3 дней, а при удачном стечении обстоятельств производится сразу же и длится 15–20 минут. Снятый с учёта аппарат остаётся у владельца вместе с ФН или ЭКЛЗ. Если ККТ способен продолжать работу и отвечает современным требованиям, его можно продать или подарить для дальнейшего использования.

Важно! Блок ЭКЛЗ необходимо сохранять в течение 5 лет для предъявления в случае проверки.

Перерегистрация

Перерегистрацию делают, если владельцы кассы хотят сделать изменения в данных ККТ: адреса проведения работы, замена фискального накопителя, заключение договора с новым ЦТО и пр. Порядок подачи заявления такой же, как и при первичной регистрации — на сайте либо в любой налоговой инспекции. Заявление подают сразу же после произошедших изменений, на протяжении одного дня.

После подачи заявления сотрудники инспекции за 5 рабочих дней проверят корректность указанных данных и внесут эти сведения в карточку ККТ. Затем новая карточка отправляется владельцу ККТ.

Отказать могут в таких случаях:

• в реестре утверждённых кассовых аппаратов нет данных о регистрируемом устройстве;
• поданных данных не хватает для проведения операций.

Ответственность за нарушения: штрафы

В ст.ст. 4, 4.2, 4.3 закона 54-ФЗ описаны все требования как к самим кассовым аппаратам, так и к проведению регистрационных действий. За нарушение этих правил нарушитель будет наказан согласно ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.

Наказания осуществляются в виде штрафов:

• для должностных лиц и ИП — от 1,5 тыс. до 3 тыс. рублей;
• для юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

При первом нарушении обычно ограничиваются предупреждением. Но повторные действия уже будут наказаны по всей строгости закона. Регистрация ККТ — необходимый шаг для работы с кассой. Незарегистрированная касса может служить причиной проверки налогового инспектора и наложения на предпринимателя штрафа. Провести регистрацию можно быстро и просто, к тому же сейчас фискальные органы позволяют это делать удалённо.