Онлайн-кассы для ИП в 2018 году

Технический прогресс не стоит на месте, с каждым годом человечество изобретает и модернизирует устройства, помогающие облегчить жизнь и автоматизировать типовые процессы. Одним из таких изобретений является онлайн-касса. Об особенностях её использования индивидуальными предпринимателями мы поговорим в данной статье.

Что такое онлайн-кассы

Нормы законодательства предписывают переход на кассовые устройства, работающие в режиме онлайн. Они способны передать в фискальные органы информацию о любом действии покупателя и продавца в тот же момент, когда эта операция была совершена. Внешний вид аппарата не отличается от обычной кассы, но у него имеется соединение с интернетом, позволяющее информировать налоговиков о состоявшейся транзакции.

Онлайн-касса информирует всех причастных к сделке о её совершении:

• покупателя, который получает СМС или электронное письмо с чеком;
• хозяина торговой точки, который не будет тратить время на заполнение некоторых финансовых отчётов (например, Z-отчёт);
• налоговую службу, для которой отпадает необходимость проверки кассового аппарата.

Важно! Проверка предприятий до введения онлайн-касс зачастую сопровождалась коррупционными действиями, которые теперь практически исключены.

Главной частью устройства является фискальный накопитель, одна из основных функций которого — передача оператору фискальных данных (ОФД) информации о произошедшем платеже. Эта информация тут же пересылается в Федеральную налоговую службу (ФНС). Фискальный накопитель также должен передать чек об осуществлённой операции покупателю удобным для него методом (СМС или E-mail).

Изменения в законе 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» от 04.07.2016

Закон РФ 54-Ф3 регламентирует бизнес, использующий кассовую технику. 4 июля 2016 года документ был утверждён Президентом страны. Документ во многих частях повторял аналогичный акт от 25 мая 2003 года, но тогда не было таких технических средств, позволяющих облегчить торговлю и учет её ведения.

Изменения коснулись следующих положений:

• данные об операции должны предоставляться ОФД для передачи ФНС;
• онлайн-регистрация кассовой техники возможна без присутствия её хозяина с аппаратом;
• налоговые проверки с возможностью фиксации несанкционированного использования;
• повышение ответственности населения с вовлечением его в процесс контроля при покупках;
• новый порядок для формирования бланка строгой отчётности.

Видео: закон о применении контрольно-кассовой техники

Для кого переход обязателен

Те, кому было обязательно переходить на ККТ ранее, в 2017 году уже перешли. Рассмотрим, кому обязательно нужен будет перейти в наступившем 2018 году. Учитывая множество нюансов, государство позволило ещё одну отсрочку для определённых категорий, а вот многие ИП уже до 1 июля 2018 года обязаны перейти на новые кассовые аппараты.

Знаете ли вы? Малый бизнес может пользоваться опцией налогового вычета или работать с ККТ в упрощённом режиме — до 36 месяцев.

К указанной дате на онлайн-кассы должны перейти следующие предприниматели:

• использующие единый налог на вменённый доход;
• применяющие патентное налогообложение;
• оказывающие населению услуги.

Кто может работать без онлайн-касс

До июля 2018 года некоторым категориям ИП (в основном, это довольно специфические услуги, вроде кофейных автоматов или торговли продуктами народных промыслов) позволяется работать без онлайн-касс.

В эту группу входят следующие виды деятельности:

• предприниматели на ЕНВД (кроме розничной торговли и общественного питания);
• лица, работающие на Патентной системе налогообложения (снова же — без розницы и общепита);
• предприниматели и на патентном, и на едином налогах, которые осуществляют свою деятельность самостоятельно без привлечения наёмных работников;
• субъекты хозяйственной деятельности, предоставляющие услуги по «упрощёнке» или общей системе физлицам (кроме общепита);
• ИП, установивший вендинговый аппарат (автомат по продаже кофе или каких-либо мелких продуктов или изделий) и не имеющий наёмного персонала.

Важно! В любом из перечисленных случаев для фиксации факта получения денежных средств необходима выдача чека или квитанции покупателю.

Сроки перехода на новую кассовую технику

Правительством был разработан поэтапный переход на новую технику, который предусматривает возможные трудности у предпринимателей и проводится в довольно щадящем режиме:

1. С середины лета 2016 года ИП получили возможность добровольно перейти на использование ККТ, при этом сохраняя возможность фиксации покупок только на старых аппаратах с ЭКЛЗ.
2. С февраля 2017 года начался переходный этап — использование онлайн-касс с параллельным использованием фискальных накопителей и касс с ЭКЛЗ.
3. Основной период стартовал 1 июля 2017 года, когда всем участникам рынка регистрировать движение средств необходимо через ККТ, а аппараты с ЭКЛЗ ушли в прошлое.
4. С июля 2018 года наступает срок начала обязательного использования ККТ и для тех, у кого ранее была отсрочка в их применении.

Можно ли модернизировать действующие кассы

В зависимости от объёмов дневного оборота, предпринимателю стоит задуматься о том, приобретать ли новые дорогостоящие аппараты (об их стоимости мы поговорим ниже) или попробовать модернизировать существующие, которые тоже обошлись недёшево.

В данном случае решение нужно принимать, как говорится, кошельком. Подавляющее большинство современных касс подлежат модернизации, а их производители выпускают как аппаратные, так и программные средства для приведения оборудования в соответствие к требованиям закона №54-Ф3.
Схема доработки кассы такая:

• покупка комплекта для доработки от производителя;
• снятие аппарата с учёта у фискалов;
• установка необходимого программно-аппаратного комплекса;
• обновление данных и замена шильды на устройстве с указанием нового названия, серийного номера и получение нового паспорта;
• установка фискального накопителя вместо ЭКЛЗ;
• обновление программных продуктов;
• постановка на учёт в налоговой службе.

Какие кассы подходят под новый закон

Продавцы кассовой техники предлагают три основных вида аппаратов, которые отвечают требованиям закона — фискальный онлайн-регистратор, кнопочная касса или сенсорный моноблок.

1. Фискальный регистратор представляет собой устройство, которое необходимо подключить или к POS-терминалу с наличием кассовой программы, или к персональному компьютеру. Такое устройство фиксирует все операции и направляет их в фискальные органы.
2. Кнопочные кассы с классическим дизайном также претерпели изменения, их новые модели соответствуют закону №54-Ф3. Это позволяет учитывать человеческий фактор, так как многие пользователи за долгие годы работы привыкли именно к такому интерфейсу. Однако, в применении такого аппарата имеются существенные ограничения — пиво и более крепкое спиртное на них не «пробить» из-за несовместимости с ЕГАИС (государственная система контроля за оборотом и производством спиртной продукции). Да и работа с введением кодов продукции на таком устройстве крайне неудобна.
3. Сенсорные устройства идут в ногу со временем и могут быть как цельными, так и с отдельным фискальным регистратором. Это наиболее современное решение, где установлены необходимые программные продукты от личного кабинета до сложных приложений, отслеживающих движение товара и составляющих финансовые отчёты.

Где их можно купить и сколько стоит кассовый аппарат для ИП

При покупке столь специфического устройства необходимо учитывать не только его стоимость, но и возможность первоначальной настройки, установки программного обеспечения, адаптацию его под конкретные условия бизнеса, дальнейшее сервисное сопровождение и гарантийные ремонты. Как показывает практика, покупка онлайн-кассы подешевле может потом обернуться серьёзными расходами на её ввод в эксплуатацию и последующее обслуживание сторонними организациями.

Дешевле всего обойдутся кнопочные устройства, цена которых стартует от 5 тыс. рублей. В данном сегменте покупатели выбирают «Меркурий-115Ф», «Меркурий-180Ф», «Атол-90Ф», «Агат-1Ф» и подобные модели, которые предусматривают установку фискального накопителя за дополнительную стоимость.

Цена на фискальные регистраторы начинается от 10 тыс. рублей. К таким аппаратам относятся «Штрих Online», «Атол-30Ф+», «Штрих ЛАЙТ-01Ф».

Сложные устройства с сенсорными экранами обойдутся существенно дороже. Например, линейка высокотехнологичных устройств фирмы «Эвотор» начинается со смарт-терминала стоимостью от 18 тыс. рублей. Онлайн-кассу Viki-mini можно купить за 29 тыс. руб., Viki-classic с внешним регистратором — за 55 тыс. руб., а Viki-tower со встроенным — за 75 тыс. рублей.

Подключение к сети интернет

Наличие интернета в городах и местностях около мегаполисов не обсуждается. Но что же делать, если магазин находится в такой глуши, куда пока не распространилась Всемирная паутина? Такой нюанс предусмотрен в законе, и ИП может не передавать данные о продажах в онлайн-режиме, если для этого нет технической возможности.

Ещё в конце 2016 года Министерством связи и внутренних коммуникаций был издан приказ, определяющий местности, удалённые от связи с количеством жителей не более 10 тысяч человек. С тех пор этот список постоянно обновляется в сторону сокращения. Предприятия, работающие на таких территориях, торгуют без передачи сведений в режиме онлайн, но при этом должны использовать современные ККТ с фискальными накопителями, которые ежегодно проверяются налоговыми органами.

Ещё одним случаем возможности работы оффлайн является длительный сбой интернета в определённой местности. Касса продолжает работать в заданном режиме в течение 30 суток, после чего происходит блокировка фискального регистратора. Сейчас даже серьёзные нарушения работы интернета редко длятся более недели, и при восстановлении связи ККТ тут же передаст накопившиеся в нём данные фискалам.

Регистрация онлайн-кассы в налоговой инспекции

На данный момент возможно применение лишь нового порядка постановки техники на учёт (старый переходный порядок действовал до начала 2018 года). В соответствии с законом №54-Ф3, возможны два способа регистрации: бумажный и электронный.

В первом случае все необходимые документы заполняются на бланках установленного образца и подаются в любое территориальное отделение налоговой службы. А вот получать карточку регистрации на ККТ нужно уже в отделении налоговой по месту её регистрации. В электронном виде можно избежать бумажной волокиты и сберечь время, оформив все необходимые документы в личном кабинете на сайте ФНС.

Важно! Для создания и использования личного кабинета понадобится создать «усиленную квалифицированную учётную подпись», которая верифицирует все подаваемые документы.

Заключение договора с ОФД

Чтобы начать использовать онлайн-кассу, нужно заключить договор с ОФД, который регламентирует все условия применения аппарата. Здесь, как и при регистрации ККТ, возможно личное присутствие и заполнение бумажных носителей, или все документы заполняются в сети при наличии электронной подписи для аппарата. Во втором случае выбирается оператор, с его сайта скачиваются и заполняются документы, которые после заверяются электронной подписью.

При заполнении и проверке документов необходимо обратить внимание на точность указания всех реквизитов, наименований услуг, порядка расчётов и ответственность сторон за возможные нарушения условий договора.

Налоговые вычеты для ИП за каждую онлайн-кассу

В ноябре 2017 года был принят закон № 349-ФЗ, в котором для ИП прописана возможность получения налогового вычета. То есть, внедрение онлайн-кассы может быть частично оплачено государством. Предприниматели, работающие на едином или патентном налогах, имеют возможность получить налоговый вычет при внедрении ККТ. Сумма ограничивается 18 тыс. руб. за кассу.

Расходы, которые возможно компенсировать благодаря данному закону, следующие:

• покупка ККТ;
• установка фискального накопителя;
• приобретение программного обеспечения;
• модернизация кассы;
• обслуживание оборудования.

Законом также устанавливаются условия для определения суммы налогового вычета для ИП:

• наличие наёмных сотрудников;
• используемая система налогообложения (ЕНВД или ПСН);
• сфера деятельности (розница и общепит или другое).

Штрафы за уклонение от использования онлайн-касс

Неприменение ККТ грозит предпринимателям серьёзными штрафными санкциями, которые, впрочем, довольно соизмеримы с расходами на оборудование своих торговых точек этими аппаратами. По замыслу законодателей, такие меры должны стимулировать ИП устанавливать устройства.
Наказания за правонарушения, связанные с неиспользованием или ненадлежащим использованием онлайн-касс, прописаны в административном кодексе.

Основные причины наказаний и суммы взысканий для предпринимателей за них таковы:

• нарушение правил использования ККТ — от 30 тыс. рублей;
• применение техники, не соответствующей требованиям, — предупреждение или штраф до 10 тыс. рублей;
• нарушение сроков отчётности или непредставление запрашиваемой информации — предупреждение или штраф до 10 тыс. рублей;
• непредставление чека по требованию клиента — предупреждение или штраф 10 тыс. рублей.

Повторное или систематическое нарушение может повлечь за собой не только денежные санкции, но и приостановку деятельности ИП на срок до 90 суток.

Сейчас уже нельзя сказать, что повсеместное использование онлайн-касс вопрос времени, теперь уместнее говорить, что они повсеместно внедрились в жизнь как ИП, так и его клиентов. При этом у предпринимателя исчезает множество «бумажных» проблем, и он может отдать все силы своему бизнесу, а пользователь его услуг получает дополнительную уверенность в их качестве.