Онлайн-касса для магазина

Онлайн-кассы должны стоять практически везде. Таково требование новой редакции закона 54-ФЗ. Что такое онлайн-касса, какие именно статьи закона регламентируют её использование и можно ли избежать установки такой кассы — давайте разбираться.

Что такое онлайн-кассы

Онлайн-касса — это ККТ с такими функциями:

• печать QR-кода и веб-ссылки на чеке;
• отправка электронных копий чеков в ОФД и покупателям;
• встроенный фискальный накопитель;
• передаёт данные по проводной и беспроводной связи в ОФД.

Такие требования установлены для онлайн-касс законом. Небольшие доработки позволяют производителям превращать в такой тип касс свои прежние модели, а не создавать новые, что, в свою очередь, позволит пользователям быстрее перейти на новый стандарт работы и сэкономить на покупке новых аппаратов. Есть одно «но» — доработанная модель должна входить в утверждённый реестр ККТ.

Алгоритм работы онлайн-кассы выглядит так:

• после оплаты покупки покупателем касса создаёт чек;
• данные из чека сохраняются в фискальном накопителе, где к ним добавляется фискальная информация, записанная в памяти устройства;
• накопитель обрабатывает полученные данные и по Интернету отправляет их ОФД;
• после приёма и обработки информации ОФД передаёт обратный сигнал, подтверждающий получение;
• ОФД передаёт все полученные данные в ФНС.

По требованию клиента кассир отправляет копию чека покупателю на электронную почту.

Изменения в законе 54-ФЗ «О применении ККТ»

Внесённые изменения в закон призваны ужесточить контроль за оборотом средств и защитить покупателей от некачественных товаров. В новой редакции также учтены изменения, произошедшие в сфере торговли и электронной коммерции с даты принятия первой редакции закона в 2003 г.

Основные изменения в законе 54-ФЗ:

• данные о каждой сделке и продаже в электронном виде передаются оператору фискальных данных, который перенаправляет их в налоговую инспекцию;
• контрольно-кассовый аппарат теперь можно зарегистрировать удалённо через сайт налоговой, без личного присутствия и осмотра ККТ;
• есть возможность предоставления электронных чеков за совершённые покупки по требованию покупателя и при покупке в Интернете.

Кто должен применять онлайн-кассы

Согласно нормам закона 54-ФЗ, все организации и ИП обязаны применять в своей деятельности ККТ, кроме нескольких исключений. ИП или организация обязаны выдать чек или бланк строгой отчётности, подтверждающие совершение сделки. А все данные по сделке по Сети через оператора фискальных данных передаются в налоговую инспекцию.

Кто может работать без онлайн-касс

Изменения в законе 54-ФЗ немного расширили перечень предпринимателей, которые освобождены от работы с онлайн-кассами.

1. До 1 июля 2018 года можно не применять онлайн-кассы тем ИП и организациям, которые имели право не работать с ККТ до вступления в силу закона 54-ФЗ (ч. 9 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Речь идёт о предпринимателях на патенте и на налоге на вменённый доход (ч. 7 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ), и тех, кто ведёт торговлю с помощью торговых автоматов (ч. 11 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).
2. Освобождение от работы с ККТ до 01.07.2019 г. получили ИП и организации, выполняющие работы и оказывающие услуги населению без использования наёмной рабочей силы (и не в сфере общественного питания), выдавая при этом клиентам БСО (ч. 8 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). То есть сюда попадают торговцы на рынке и вразнос, с автомобилей (в том числе из автоцистерн), те, кто занимается реализацией изделий народных промыслов, продавцы печатных изданий в киосках.
3. Можно не работать с онлайн-кассами предпринимателям в отдалённых и труднодоступных местностях. Но такие места должны быть в списке, утверждённом региональными властями.

Сроки перехода на новую кассовую технику

Переход на онлайн-кассы произошёл после вступления в силу изменений к закону 54-ФЗ. Окончательный переход на новый вид касс должен закончиться до 1 июля 2018 г. К этому времени кассы нового образца должны установить все ИП и организации, кроме тех, кто получил отсрочку до 1 июля 2019 г. согласно ч. 8 ст. 7 Закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Важно! Минфин Российской Федерации регулярно проводит разъяснительную работу по спорным моментам в своих сообщениях.

Какую онлайн-кассу выбрать под новый закон

Все ККТ, которые можно использовать по новому закону, перечислены в реестре ФНС. Список довольно широк. Выделить можно несколько представителей различного типа.

«Эвотор»

«Эвотор» — POS-терминал начального уровня. Состоит из планшета с экраном 7” и фискального накопителя, имеет встроенную память на 8 Гб, есть возможность подключения дополнительно карты памяти. Печать осуществляется на термоленту шириной 57 мм. Встроены модули беспроводной связи Wi-Fi, Bluetooth, USB, 3G.

Подойдёт такой аппарат для небольшого магазина или пункта услуг, ресторана, кафе с не очень высокой пропускной способностью, возможность работы с ЕГАИС даст возможность реализовывать с его помощью алкогольную продукцию.

Отсутствие аккумулятора не позволит эксплуатировать аппарат как автономную кассу для выездной торговли или курьерских услуг.

«АТОЛ 30Ф» и «АТОЛ 30Ф+»

Фискальные регистраторы, работающие вместе с компьютером. При небольшом доукомплектовании модулями связи можно управлять регистраторами через телефон или другое устройство. «АТОЛ 30Ф+» можно установить вместе с денежным ящиком. Работают только от сети переменного тока, потому как автономный ККТ не подойдёт.

«Меркурий 115Ф»

Хороший выбор в качестве автономной мобильной кассы — объём аккумулятора позволяет работать до 20 часов без подзарядки. Высокая защищённость аппарата позволяет использовать его при любой погоде и температуре воздуха.

Есть возможность передачи данных по Wi-Fi и GSM. Универсальный вариант — подойдёт и для выездной торговли или курьеров, и для стационарной установки в небольшом магазине. Относительный недостаток аппарата — его довольно непрезентабельный дизайн.

Сколько стоит онлайн-касса

Стоимость моделей в различных магазинах или ЦТО может несколько разниться. На цену также будет влиять и комплектация аппарата.

Ниже перечислена стоимость описанных выше моделей онлайн-касс.

• «Эвотор» — 18 500 рублей;
• «АТОЛ 30Ф» — 9000 рублей;
• «АТОЛ 30Ф+» — 9500 рублей;
• «Меркурий 115Ф» — 6900 рублей.

Цены указаны за базовую комплектацию аппаратов, без фискального накопителя, сканеров штрих-кодов и с базовым ПО. В магазине можно доукомплектовать любым необходимым оборудованием, выбранным ФН, а через изготовителя оборудования или ОФД можно заказать нужное ПО.

Как работать на кассе в магазине: инструкция

Работа с любой онлайн-кассой не представляет трудностей. Любое из современных устройств довольно просто в обращении, позволяет осуществлять все основные операции:

• приход;
• расход;
• возврат прихода;
• возврат расхода;
• начисление скидок;
• аннуляции.

ККТ «АТОЛ 30Ф» подключается к компьютеру и работает через установленную программу кассира как принтер. Работа с «Эвотор» за счёт интуитивно понятного интерфейса и подключаемых модулей тоже не представляет особых сложностей.

ККМ «Меркурий 115Ф» чуть сложнее из-за наличия клавиатуры старого образца и обычного дисплея, работа с ним требует некоторых навыков и понимания процесса, потому рассмотрим процесс подробнее.

Последовательность действий кассира за смену

Кассир за смену выполняет такой набор действий:

• утро — открытие смены;
• день — пробитие чеков;
• вечер — закрытие смены.

Вся работа с чеками осуществляется из кассового режима:

1. Включить аппарат.
2. Нажать последовательно [ИТ]→[ИТ], после чего на экране появится надпись [КАССОВЫЙ РЕЖИМ].
3. Нажать [ИТ], ввести пароль кассира (по умолчанию 0), нажать [ИТ].
4. Если смена закрыта — после появления надписи [ОТКРЫТЬ СМЕНУ?], нажать [3], после чего смена откроется, и на экране появится слово [ПРИХОД], теперь аппарат готов к работе.

Как распечатать простой чек по свободной цене

Последовательность действий при различных чеках будет такова:

1. Простой чек: набрать сумму чека →[ПИ]→[ИТ].
2. Чек с подсчётом сдачи: набрать сумму чека →[ПИ]→ набрать сумму, отданную покупателем →[ИТ].
3. Чек с расчётом стоимости по количеству и цене: нажать [Х]→ ввести количество товара →[Х]→ цена →[ПИ] →[ИТ].
4. Безналичный расчёт: цена→[ПИ]→[ПИ]→ [00] → [ИТ]→[ИТ].
5. Отправка чека по СМС: цена→[ПИ]→[ПИ]→ [ВЗ] → ввести номер телефона покупателя →[ИТ]→[ИТ].
6. Пробитие чека с выделяемыми или начисляемыми налогами: ввести цену→[.]→[.]→ ввести номер налога →[ПИ]→[ИТ].

Как распечатать чек из базы товаров и услуг

При выполнении подобных операций выполняются следующие действия: 

1. Пробитие чека из базы товаров и услуг: нажать [КОД]→ ввести код товара →[ПИ]→ ввести цену товара →[ПИ]→[ИТ].
2. Чек из базы товаров и услуг с подсчётом сдачи: нажать [КОД]→ ввести код товара →[ПИ]→ ввести цену товара →[ПИ] → набрать сумму покупателя → [ИТ].
3. Чек из базы товаров и услуг по количеству и сумме: нажать [Х]→ количество товара → [Х] → [КОД]→ код товара →[ПИ]→ ввести цену товара →[ПИ]→[ИТ].
4. Чек из базы товаров и услуг по безналу: [КОД]→ код товара →[ПИ]→ цена товара →[ПИ]→[ПИ]→ [00] → [ИТ]→[ИТ].
5. Отправка по СМС чека из базы товаров и услуг: нажать: [КОД]→ код товара →[ПИ]→ цена товара →[ПИ]→[ПИ]→ [00] → [+] →[ИТ]→ номер телефона →[ИТ]→[ИТ].
6. Чек из базы товаров и услуг с выделяемыми или начисляемыми налогами: [КОД]→ код товара → [ПИ]→ цена товара→[.]→ [.]→ ввести номер налога →[ПИ]→[ИТ].

Важно! Если товар уже запрограммирован со стоимостью, то шаг «введите цену товара» не выполняется.

Как сделать чек возврата

Возврат чека производится по следующей схеме:

1. Возврат простого чека: [ВЗ]→ [+] →[ИТ]→ сумма возврата →[ПИ]→[ИТ].
2. Возврат простого чека по безналу: [ВЗ]→ [+] →[ИТ]→ сумма возврата →[ПИ]→[ПИ]→ [00] → [ИТ]→[ИТ].
3. Возврат чека из базы товаров и услуг: [ВЗ]→[+] →[ИТ]→ [КОД]→код товара →[ПИ]→ цена товара →[ПИ]→ [ИТ].
4. Возврат чека из базы товаров и услуг по безналу: [ВЗ]→[+]→[ИТ]→ [КОД]→код товара →[ПИ]→ цена товара →[ПИ]→[ПИ]→ [00]→ [ИТ]→[ИТ].

Как сделать аннуляцию чека

Необходимые действия при аннуляции: при открытом чеке до последнего нажатия клавиши [ИТ] нажать: [РЕЖ]→[ИТ]→[ИТ]→[ИТ].

Как сделать закрытие смены (вечерний Z отчёт)

Создавая вечерний Z отчёт, выполняем такую последовательность:

1. Нажать несколько раз клавишу [РЕЖ], пока на индикаторе не появится: [ОТЧЁТЫ ФН].
2. Нажать [ИТ] → ввести пароль администратора (по умолчанию 22) → [ИТ].
3. На экране появится [ЗАКРЫТЬ СМЕНУ].
4. Нажать [ИТ].

До или сразу после закрытия смены можно дополнительно снять сменный отчёт, в котором будет напечатана общая сумма выручки за смену:

1. Нажать несколько раз клавишу [РЕЖ], пока на индикаторе не появится [НЕФИСК. ОТЧЁТЫ].
2. Затем нажать: [ИТ]→ввести пароль администратора (по умолчанию 22)→[ИТ].

Оформление чека коррекции

Оформляя корректирующий чек, необходимо:

1. В кассовом режиме при закрытом чеке нажать [ВЗ].
2. Клавишами [+] и [-] выбрать [КОРРЕКЦИЯ] нажать [ИТ].
3. Клавишами [+] и [-] выбрать [ПРИХОД] или [РАСХОД] нажать [ИТ].
4. Внести сумму → [ПИ] →[ИТ].

Штрафы за уклонение от использования онлайн-касс

Нарушение законодательства в сфере применения онлайн-касс чревато довольно существенными штрафами. Так, работая с оборудованием, которое не соответствует установленным параметрам, назначают штраф в размере 3000 для ИП и 10 000 рублей для организаций.

Работа без самой онлайн-кассы — нарушение гораздо серьёзнее. Наказывается таким образом: 

• ИП штраф в размере 25–50% от продаж, но не менее 10 тысяч рублей;
• юридическое лицо — 30 000 рублей, или до 100% продаж.

За не отправленный покупателю в электронном виде чек — штраф в размере 10 000 рублей.

Знаете ли вы? Штрафа за задержки при внедрении онлайн-касс можно избежать, если вы приняли все меры для установки новой ККТ, а задержка произошла по вине третьих лиц.

Обычно при первом нарушении налоговая ограничивается предупреждением и получением объяснительной от предпринимателя, штрафы выписывают не часто. Но при повторных нарушениях госслужащие уже не столь снисходительны и применяют максимальные штрафы вплоть до приостановки деятельности. Срок приостановки составляет до трёх месяцев, а сумма штрафа составит уже 30 000 рублей.

Как выбрать онлайн кассу для магазина: видео