Инвентаризация денежных средств в кассе

Контроль безошибочного проведения операций с помощью кассового аппарата является важным элементом слежения за оборотом наличных средств. Инвентаризация кассы поможет проверить все проведенные в ней операции, обеспечит сохранность средств и соответствие документации, осуществит аудит действий ответственных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы

Проверка кассы бывает двух видов — плановая или внеплановая.

Плановая, исходя из ее названия, осуществляется в определенных законом случаях, которые регламентируются законодательством. Организация готовится к такой проверке заранее, собирая соответствующую документацию.

Плановая процедура обязательна в следующих случаях:

• смена хозяина имущества — продажа, аренда, преобразование формы предприятия;
• передача материальной ответственности другому лицу;
• подготовка к годовому отчету;
• расследование хищения или порчи имущества;
• последствия форс-мажоров;
• подготовка к ликвидации организации.

Внеплановая проверка, в идеале, должна быть неожиданной для подотчетного лица, чтобы определить честность ведения бизнеса. Такие проверки проводятся со следующими целями:

• усиление дисциплины и контроля внутри организации;
• нахождение ошибок учета суммы;
• по представлению контролирующих или следственных органов.

Знаете ли вы? Устройство, известное как «кассовый аппарат», официально называется «контрольно-кассовая машина», сокращенно ККМ.

Как часто надо ее проводить

Как уже говорилось выше, плановая инвентаризация проводится в соответствии с требованиями законодательства.

Внеплановые проверки законодательство не регламентирует, поэтому руководство организаций вправе назначать их самостоятельно (кроме тех, которые инициируются соответствующими органами извне). В приказе о назначении процедуры указывается причина такого решения.

В целом учетная политика фирмы зависит от доверия руководства к сотрудникам. На это влияет количество выявленных ошибок и погрешностей при работе кассы.

Обязательные проверки происходят при наступлении таких ситуаций:

• отличие расчетной суммы от имеющейся в кассе (как в большую, так и в меньшую сторону);
• смена кассира;
• изменения в структуре компании или ее ликвидация;
• подведение итогов после форс-мажора (стихия, пожар, обрушение здания);
• окончание отчетного периода — квартал или год (чаще всего проводится в последний день периода).

Периодичность процедуры может быть прописана в уставе компании. Следует учитывать, что он иногда имеет тенденцию к ежегодным изменениям.

Кто входит в состав инвентаризационной комиссии

Для проверки формируется комиссия из таких ответственных лиц:

• представители администрации (желательно, во главе с директором);
• главный бухгалтер;
• юрист предприятия;
• работники экономического отдела;
• представитель независимого аудитора (возможная опция).

Утверждение состава комиссии проводится в виде приказа, который оформляется в произвольной форме. Во время проверки должны присутствовать все члены комиссии. Если кого-либо из них нет, процесс не будет легитимным.

Перед проверкой вся деятельность кассы прекращается.

Важно! Если в торговой точке в течение отчетного периода не менялось материально-ответственное лицо, выпускать распоряжение о назначении проверки не нужно.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Обычная схема подготовки к проверке такова:

• все операции останавливаются и представителям комиссии выдаются конечные данные кассы;
• документируется сдача ценностей членам комиссии или в бухгалтерию;
• ответственными лицами подтверждается прием ценностей;
• выбывающие ценности списываются.

При инвентаризации проводятся следующие действия:

1. Подсчет финансов. В присутствии комиссии проверяется наличность кассы. После этого сумма сравнивается с обозначенной перед подсчетом.
2. Проверка бланков. Проверяются ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Ценные бумаги могут проверяться по разным видам: по виду акций (именные, на предъявителя); по уровню (обычные, привилегированные); по сохранению; по ответственным субъектам.
3. Проверка движения средств. Проверяется следование денег от начального банковского отделения по возможным точкам фиксации суммы. Обычно это бланки банка, почтовые квитанции, копии или скрины инкассационных ведомостей и прочие удостоверяющие документы.

В идеале, благодаря описанным процедурам должно определиться соответствие проверки фактическому наличию средств в кассе. В противном случае возможны излишки или недостача денег.

Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы

Инвентаризация может выявить непроизвольные ошибки и умышленные нарушения. В любом случае, искажение данных происходит из-за несогласованности в работе структур предприятия.

Наиболее частые нарушения, обнаруживаемые при инвентаризации, следующие:

• отсутствие или некорректное заполнение кассовой документации;
• неумышленные математические ошибки;
• повторное применение документов;
• списание денежных средств без подтверждающей документации;
• завышенное списание денег с кассы;
• задержка заполнения учетных регистров;
• списание средств без основания для этого;
• использование расписок на списание средств;
• недостаточное оформление документации — неправильная подпись, отсутствие печати и т. п.;
• замещение кассира другим человеком без соответствующего оформления.

Важно! Качественная и своевременная инвентаризация кассы поможет держать в соответствии фактические данные и результаты учета. Эта процедура предотвратит растрату средств или даст возможность выявить ее на ранней стадии.

Оформление результатов инвентаризации денежных средств, разных ценностей и документов в кассе

По итогу инвентаризации можно сделать вывод о том, что кассовый аппарат применялся для честной торговли (когда сумма совпала), был орудием некоторых манипуляций (недостача) или некомпетентно использовался (избыток). При выявлении нарушений проводится расследование и определяются виновные, которые наказываются в соответствии с законодательными нормами.

По результатам проверки составляется сличительная ведомость, в соответствии с которой оформляется акт кассовой инвентаризации по форме №ИНВ-15, где заполняются следующие графы:

• название предприятия, его подразделения, вид деятельности;
• данные приказа, которым назначалась инвентаризация (номер, дата, основание для проверки);
• номер создаваемого акта и его исходящие данные;
• подпись ответственного лица с расшифровкой.

Табличная часть бланка показывает следующие данные:

• наличие средств (деньги, ценные бумаги, чеки и прочие финансовые документы) в кассе и документальное подтверждение суммы прописью;
• итог сопоставления сумм — баланс, недостача или излишек;
• показатели последних приходных и расходных кассовых операций.

В соответствующей графе акта указывается причина обнаруженных ошибок; правление оповещается о данных проблемах. После этого разрабатываются и проводятся меры действий по итогам инвентаризации.

Также пишется акт проверки кассы в двух экземплярах, а при смене кассира — в трех. Документ подписывается всеми участниками инвентаризационной комиссии, оригинал сдается в бухгалтерию предприятия, а копия передается материально-ответственному лицу.

Знаете ли вы? С июля 2018 года предприниматели РФ должны полностью перейти на так называемые «онлайн-кассы». Эти устройства, в частности, дают возможность отправлять чеки по SMS.

Итак, проверка кассы при ведении бизнеса является крайне важным моментом. Эта процедура поможет выяснить, насколько честно проводятся операции, и вовремя определит различие между официальными показателями и реальными платежами.

Как отобразить результаты инвентаризации кассы в 1С Бухгалтерии: видео